Jeśli prowadzisz działalność badawczo-rozwojową (B+R), ale w danym roku nie możesz w pełni skorzystać z ulgi B+R – nie wszystko stracone. Polski ustawodawca przygotował specjalny mechanizm wsparcia – ulgę na innowacyjnych pracowników. To narzędzie pozwala obniżyć podatek dochodowy pracowników zaangażowanych w prace B+R, nawet jeśli Twoja firma poniosła stratę lub miała zbyt niski dochód. Sprawdź, jak działa ulga i jak z niej skutecznie skorzystać w 2025 roku.
Kiedy przysługuje ulga na innowacyjnych pracowników?
Ulga ta przysługuje wtedy, gdy:
✔ jesteś podatnikiem PIT lub CIT,
✔ prowadzisz działalność badawczo-rozwojową,
✔ poniosłeś stratę lub Twój dochód nie pozwalał w pełni odliczyć ulgi B+R za dany rok podatkowy,
✔ zatrudniasz osoby bezpośrednio zaangażowane w działalność B+R,
✔ i nadal jesteś płatnikiem zaliczek na PIT od ich wynagrodzeń.
To rozwiązanie skierowane głównie do firm, które pomimo strat inwestują w rozwój technologiczny, innowacje lub badania.
Kto jest „innowacyjnym pracownikiem”?
Z ulgi można skorzystać tylko wobec osób fizycznych bezpośrednio zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową. Warunki są następujące:
🔬 Pracownicy etatowi – co najmniej 50% czasu pracy w miesiącu muszą przeznaczyć na działalność B+R.
🧪 Zleceniobiorcy lub osoby na umowę o dzieło – co najmniej 50% czasu wykonania usługi musi dotyczyć działalności B+R.
📌 Pracodawca musi być w stanie to udokumentować – np. ewidencją czasu pracy, projektami, raportami.
Jak obliczyć kwotę ulgi?
Jeśli masz nieodliczoną część ulgi B+R (czyli taką, której nie mogłeś odliczyć od dochodu), możesz obniżyć o nią kwotę zaliczek na PIT płaconych do urzędu skarbowego.
🔎 Sposób wyliczenia zależy od formy opodatkowania:
🧾 Dla podatników PIT (osoby fizyczne):
- Skala podatkowa:
Ulga = nieodliczona kwota × 12%(stawka podstawowa skali PIT) - Podatek liniowy:
Ulga = nieodliczona kwota × 19%
🏢 Dla podatników CIT (np. spółki z o.o.):Ulga = nieodliczona kwota × stawka CIT obowiązująca danego podatnika
(np. 19% lub 9%, jeśli podatnik kwalifikuje się jako mały podatnik).
Praktyczny przykład zastosowania ulgi
🏢 Przykład 1 – Spółka z o.o. na stracie
Spółka z o.o. „Biotechnova” z Poznania prowadzi działalność B+R i poniosła w 2024 r. stratę podatkową w wysokości 120 tys. zł. Mimo to, zgodnie z dokumentacją, przysługiwała jej ulga B+R w wysokości 14 000 zł. Nie mogła jej odliczyć od dochodu, bo ten nie wystąpił. Spółka zatrudnia troje pracowników, z których dwóch przeznacza ponad 60% czasu pracy na projekty badawcze.
Za listopad 2024 r. spółka powinna zapłacić 8 500 zł zaliczek PIT (PIT-4). Zastosowanie ulgi na innowacyjnych pracowników pozwala jej pomniejszyć tę kwotę o 2 660 zł (14 000 × 19%), czyli przekazuje do US tylko 5 840 zł.
👩🔬 Przykład 2 – JDG na podatku liniowym
Pani Anna prowadzi jednoosobową działalność w branży biotechnologicznej. W 2024 r. jej firma osiągnęła niski dochód, a wartość nieodliczonej ulgi B+R wyniosła 4 000 zł. Zatrudnia inżyniera genetycznego na umowę zlecenie, którego praca w całości dotyczy działalności B+R. Pani Anna rozlicza się liniowo (19%).
Może więc obniżyć należne zaliczki PIT za tego pracownika o 760 zł (4 000 × 19%).
Co warto wiedzieć przed zastosowaniem ulgi?
📌 Nie jest to ulga „gotówkowa” – nie dostajesz zwrotu. Po prostu mniej płacisz do urzędu za innowacyjnych pracowników.
📌 Ulga nie dotyczy składek ZUS, tylko zaliczek na PIT.
📌 Dokumentacja prac B+R i ewidencja czasu pracy są kluczowe – fiskus może ich zażądać przy kontroli.
📌 Ulga jest stosowana w trakcie roku podatkowego – od razu pomniejszasz zaliczki.
📌 Nie wymaga dodatkowego wniosku do urzędu – po prostu dokonujesz obniżenia w deklaracjach PIT-4/PIT-8AR.
Podsumowanie
✔ Ulga na innowacyjnych pracowników to skuteczny sposób na zmniejszenie zaliczek PIT w firmach inwestujących w innowacje, mimo braku zysków.
✔ Skorzystają z niej zarówno JDG, jak i spółki prawa handlowego, pod warunkiem, że mają nieodliczoną ulgę B+R i zatrudniają odpowiednich pracowników.
✔ Warto zadbać o rzetelną ewidencję czasu pracy oraz przejrzystą dokumentację projektów badawczo-rozwojowych.
Podstawa prawna
- art. 26eb ust. 1–7 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 2265)
- art. 18db – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805)
Tematy porad zawartych w poradniku
- ulga na innowacyjnych pracowników 2025
- odliczenie PIT za B+R
- jak zmniejszyć zaliczki PIT
- ulga B+R a strata podatkowa
- innowacyjni pracownicy definicja